Projekt:Leitfaden zur Projektdurchführung
Dieser Leitfaden ist als eine kurze Zusammenfassung des Artikels Projektmanagement gedacht, die auf die Besonderheiten der Lehrveranstaltung und der Arbeit im Workshop eingeht. Im ersten Abschnitt sind die Grundprinzipien zusammengestellt und im zweiten wird ein kurzer Abriss der typischen Projektphasen gegeben, der als Leitfaden zur gesamten Durchführung eines Projektes dienen kann.
Inhaltsverzeichnis |
Projekt und Projektmanagement
Was ist ein Projekt?
Nach DIN 69 901 versteht man unter einem Projekt
"-ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der
z.B. durch
- - Zielvorgabe
- - zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen
- - Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
- - projektspezifische Organisation".
Diese Definition dient als Grobfilter. Daran kann man messen, ob der Projektcharakter überhaupt vorhanden ist.
Was ist Projektmanagement?
"-Gesamtheit von Führungsaufgaben, Organisation, Techniken und Mittel für die Abwicklung eines Projekts"
Projektmanagement ist ein Gesamtkonzept. Für jedes Unternehmen muss ein individuelles Konzept erarbeitet werden. In Bezug auf die Vorlesung bzw. Workshop würde man unter Unternehmen eher eine Unternehmung verstehen. Zum Projektmanagement gehören Planung, Kontrolle, Organisation und Personalführung bezogen auf
- -Aufgaben (was?),
- -Verantwortlichen (wer?),
- -Instrumente (wie?).
Darüber hinaus spielen Koordination und Gestaltung eine nicht unwesentliche Rolle. Man unterscheidet im Allgemeinen 4 Phasen:
- Startphase
- Planungsphase
- Realisierungsphase
- Abschlussphase
Man findet in der Literatur verschiedene Unterteilungen z. B. in Anstoßphase, Definitionsphase, Planungsphase, Umsetzungsphase, Abschlussanalyse. Oder auch Projektinitiierungs-Prozess, Projektplanungs-Prozess, Projektrealisierungs-Prozess, Projektabschluss-Prozess begleitet von Projektcontrolling-Prozess. Im Wesentlichen sind Sie aber einander sehr ähnlich.
Die letzten drei Phasen sind nicht nur durch Ergebnisse voneinander abhängig, in allen findet darüber hinaus Controlling statt. Controlling ist im Wesentlichen dafür da, um Projektziele durch Überwachung des Fortschritts zu sichern und Abweichungen vom Projektplan zu identifizieren und korrigierende Maßnahmen einzuleiten. Für Kontrolle und Steuerung ist dabei die Startphase die wichtigste Voraussetzung.
Im folgenden wird ein kurzer Leitfaden bereitgestellt, der sich an den oben genannten vier Phasen orientiert und diese damit zugleich genauer beschreibt. Dabei stehen die Bestandteile der Projektdurchführung im Vordergrund, die für die Projektarbeit oder im Workshop erforderlich sind. Wichtige Aspekte des Projektmanagements, die hier ganz außen vor gelassen werden sind z.B. Details zu Erfolgsfaktoren, Prinzipien und Aufgaben.
Leitfaden für die Projektdurchführung: Die vier Projektphasen
(wahlweise mit einem ( = Projektleiter und Ausführender in einer Person) oder mit mehreren Teilnehmern ( = Projektteam))
1. In der Startphase erfolgt eine grobe Zielplanung oder Zielerklärung, erste Prioritäten hinsichtlich des Projektes werden gesetzt, erste Infos gesammelt.
Hier leisten folgende Begriffe Hilfe: Problem, Projektidee, Zielsetzung, Prioritäten, Grobplanung (mit Einbeziehung von Zeit und Ressourcen), Potenzialanalyse (auch Machbarkeitsanalyse). Dabei sollte man darauf achten, dass man das Ziel möglichst exakt definiert (wie in der Übungsaufgabe in der Vorlesung). Nur durch eindeutig definiertes Projektziel wird eine realistische Planung (nächste Schritte) möglich.
2. Planungsphase: Offizielle Ernennung eines Projektleiters und des Projektteams: ein Projektteam aus (geeigneten und kompetenten) Mitarbeitern/Kommilitonen wird gebildet, ein (fähiger) Projektleiter wird bestimmt. (Eintragung in die interne Projektliste, z.B. auf der Wikiludia-Plattform) Das gemeinsame Projektziel =Endprodukt wird konkretisiert.
Ein Projektstrukturplan (er unterteilt das Projekt in sog. Arbeitspakete) wird erstellt. Das Team erstellt außerdem einen Projektablaufplan (zeitliche und logische Ordnung, früheste und späteste Anfangs- und Endpunkte), macht eine Kalkulation der Faktoren Zeit, Kosten, Qualität. Es erfolgt die Zuteilung der Arbeitspakete (z.B. Wikis für die Plattform). Man erstellt eine Liste mit Meilensteinen (=Teilziele, Anzahl > 2, z.B. Lektionen in der Vorlesung)
3. Die Realisierungsphase beginnt mit dem Kick Off-Meeting (= Besprechung = Startworkshop), als eigentlichem Startschuss, um die Teamkommunikation zu fördern und um das Ziel bekannt zu geben. Ab diesem Moment ist es äußerst wichtig, dass jeder Projektbeteiligte Zugriff auf den Projektplan hat und dieser auch permanent gepflegt wird (d.h. aktualisiert). Hier sollte auch Festlegung eines einfachen Berichtsformats für die regelmäßigen Projektstatussitzungen erfolgen.
Für den Projektleiter: Dieses Meeting ist seine Plattform, um sich gut zu präsentieren!
Die in der Planungsphase (Ziffer 2) definierten Aufgaben/Arbeitspakete werden bei gleichzeitiger Rückkopplung zu anderen Aufgaben und zum Gesamtauftrag von den jeweiligen Teammitgliedern abgearbeitet. Dabei kann es immer zu Abweichungen vom ursprünglichen Ablaufplan kommen, deshalb muss die Projektplanung gegebenenfalls aktualisiert werden.
Die Realisierungsphase (ab Kick-Off-Meeting) eines Projektes beinhaltet folgende Aufgaben:
- -Arbeitspakete erledigen
- -Planung (Termine, Arbeitspakete) aktualisieren
- -Steuerung bei Abweichungen
- -Kommunikation zwischen den Arbeitsgruppen
- -umfassende Information an wichtigen Projektpunkten
- -Abnahme der Teilerfolge, Meilensteinergebnisse
Regelmäßig werden Projektmeetings durchgeführt, um die Kommunikation sicherzustellen; dabei hat der Projektleiter eine gute Möglichkeit auf Probleme einzugehen und das Team (ggf. den Vorgesetzen) über Änderungen zu informieren.
4. Vor Abschluss muss das Ergebnis nochmals überprüft werden (Prüf- und Testphase) und die Projektabschlusssitzung mit Abschlussbericht durchgeführt werden. Es erfolgt eine Präsentation der Ergebnisse.
Bezogen auf Workshop als Gesamtprojekt wäre die Abschlussphase eine qualitativ hochwertige Wiki-Plattform.
In einem Unternehmen wäre es ein qualitativ hochwertiges Ergebnis, z.B. Software, Fahrzeug oder ein Produkt fuer die Regale der Lebensmittelgeschäfte. D.h. das Endprodukt muss eine optimale Zusammensetzung haben, damit sich die Durchführung des Projekts lohnt!
